Datev und allgemeiner Export Buchhaltungsdaten

Export Einstellungen

Sie können den Export der Buchhaltungsdaten für verschiedene Buchhaltungsprogramme flexibel konfigurieren. Die Konfigurationen werden dauerhaft gespeichert.

Hinweis
Die Datev Schnittstelle in mcn Commerce ist eine allgemeine ASCII Schnittstelle und kann äußerst flexibel für den Export zu Datev und anderen Buchhaltungsprogrammen konfiguriert werden.

Export und Datev Einstellungen

Es gibt verschiedene Export Bereiche (Buchungen, Kontokorrent, Zahlungseingänge usw.) mit denen die entsprechenden Daten exportiert werden. Sie können für die Exportbereiche, die Sie nutzen wollen, jeweils ein Export Schema dauerhaft für Ihr Buchhaltungsprogramm konfigurieren.

Gehen Sie im Modul Fibu in das Layout Fibu Export. Die verschiedenen Datev / Export Einstellungen finden Sie in der Seitennavigation > Aktion.

Feldzuordnung

Für jeden Exportbereich erstellen Sie eine Feldzuordnung, in dem Sie im Portal aus der Werte Liste die zu exportierenden Felder anlegen. Dieses Schema wird dauerhaft gespeichert.

Auswahl der Felder für den Export

  1. Das Feld Reihenfolge muss einen Wert haben, da nach den Werten die Export Reihenfolge pro Zeile festgelegt wird
  2. Hier wählen Sie den Wert aus, der exportiert werden soll
  3. Einen Feldnamen brauchen Sie nur anzugeben, wenn Sie im Bereich (5) die Option Export mit Feldbezeichnungen ausgewählt haben
  4. Wenn das Buchhaltungsprogramm eine bestimmte Feldlänge vorgibt, können Sie diese hier einstellen, ansonsten bleibt das Feld leer
  5. Der Bereich unten links gilt für alle 3 Export Arten, weitere Informationen erhalten Sie in der Hauptanleitung

Hinweis: Bei der original Datev Buchhaltungssoftware (Datev Rewe) kann die Import Schnittstelle so konfiguriert werden, dass Felder, die die Warenwirtschaft nicht liefert, auch nicht importiert werden. Wenn Ihre Buchhaltungssoftware nicht angepasst werden kann und bestimmte zusätzliche Felder fordert, können Sie in der Spalte Wert Auswahl

  • den Wert "0" auswählen (es wird einfach die Ziffer 0 ausgegeben)
    oder
  • den Wert freilassen. Dadurch können auch Felder berücksichtigt werden, die in der Import Datei für die Buchhaltungssoftware vorhanden sein müssen, für die es aber in mcn Commerce keinen Wert gibt. Bitte beachten Sie: Der erste Wert der Zeile darf nicht leer sein (geben Sie ansonsten ein Leerzeichen ein - siehe unten "Sonstige Werte")

Profile Felder

Darüber hinaus können die Feldwerte aus den freien Profile Textfeldern der Module Verkauf, Adressen und Artikel exportiert werden. Auf diese Weise können ebenfalls Feldwerte definiert werden, die in mcn Commerce sonst nicht vorhanden sind.

Bereich Buchungen:

Hier können die Feldwerte aus den freien Profile Textfeldern der folgende Modulen eingesetzt werden:

  • Verkauf
  • Adressen (Achtung: Hier gilt die Feldlängen Definition aus dem Bereich Kontokorrent)
  • Artikel
Bereich Kontokorrent

Hier können die Feldwerte aus den freien Profile Textfeldern der folgende Modulen eingesetzt werden:

  • Adressen

Sonstige Werte

Statt eines Feldwertes können Sie auch eine beliebige Zeichenfolge (oder auch ein Leerzeichen) in die Spalte Wert Auswahl eintragen. Diese Zeichenfolge wird dann in allen Zeilen als Konstante ausgegeben.

Feld- und Dateiformate

Manche Buchhaltungsprogramme brauchen bestimmte Formate für die Felder, die Trennzeichen und (ganz selten) bestimmte Zeilenumbrüche. Diese können Sie hier für alle Export Arten einstellen.

Allgemeine Einstellung Datev Export

  1. Manche Buchhaltungsprogramme brauchen die Feldwerte von Sonderzeichen umschlossen:
    "100,00" statt 100,00
  2. Die meisten csv Daten haben das Semikolon als Trennzeichen für die Felder
  3. Hier können Sie auswählen, ob über den Werten eine Zeile mit den Feldbezeichnungen ausgegeben werden soll. Achten Sie darauf, in dem Fall für jeden Wert im Feld Feldname in Export Datei einen Feldnamen anzugeben
  4. Mit diesen beiden Feldern können Sie das Format der Zahlen definieren.
  5. Diese Einstellung ist nur erforderlich, wenn das Buchhaltungsprogramm Windows Zeilenumbrüche verlangt. In den meisten Fällen kann das Feld leer oder auf Wert 1 bleiben.

 

Buchhaltung Export Einstellungen 2

  1. Für jede Export Art können Sie einen eigenen Dateinamen angeben
  2. Manche Buchhaltungsprogramme brauchen vor und/oder nach den Werten einen zusätzlich Wert. Diese Einstellung ist individuell für jede Export Art
  3. Hier können Sie einstellen wie das Datums formatiert wird

 

Export als csv

csv ist die Kurzform von comma separated value und bezeichnet eine reine Textdatei, in dem die Datensätze durch Zeilenumbrüche und die Werte innerhalb der Datensätze durch Kommata (meistens eher Semikolon) getrennt sind.

Die aufbereiteten Daten werden in den entsprechenden Feldern gesammelt und können mit den einzelnen Button exportiert werden.

Beispiel Datev Export als csv Datei

 

  1. Die Ausgabe der zusammengestellten Daten erfolgt im Layout Datev und Allgemein Export
  2. Der erste Bereich ist für die Buchungen, die mit dem Button Export auf Schreibtisch exportiert werden können
  3. Der zweite Bereich enthält die Kontokorrent Daten. Die Kontokorrent Daten werden immer zusammen mit den Buchungen erstellt, wenn die Felder im Einstellungsbereich für die Kontokorrent Daten konfiguriert wurden. Daraus folgt, dass immer alle Adressen, die in den aufgerufenen Aufträgen vorhanden sind, exportiert werden und dass die Adresse immer die aus dem Auftrag ist und nicht die aus dem Modul Adressen, FALLS diese im Auftrag individuell geändert wurde.
  4. Im dritten Bereich werden die Export Daten für Zahlungen gesammelt.
Hinweis: "na" als Feldname

Wenn ein Feldlname "na" heißt (meistens gleich am Anfang - siehe Beispiel oben Feld Debitoren (3) dann enthält das Portal für die Feldzuordnung meistens eine leere Zeile. Löschen Sie die Zeile oder befüllen Sie die Zeile mit Werten.

Export Daten zusammenstellen

Nach dem Sie die Export Einstellungen angelegt haben, bleiben diese dauerhaft gespeichert. Für alle künftigen Exporte wählen Sie die Dokumentarten und den Zeitraum aus und stellen die Daten mit den entsprechenden Button (Ausgangsrechnungen, Zahlungseingänge usw.) für den Export zusammen.

Kontokorrent Daten

Mit dem Button Ausgangsrechnungen werden sowohl die Buchungen, als auch die dazugehörigen Kontokorrent Daten für den ausgewählten Zeitraum zusammengestellt. Die Kontokorrent Daten werden nur zusammen mit den Buchungen erstellt, wenn die Felder im Einstellungsbereich für die Kontokorrent Daten konfiguriert wurden. Der Grund ist, dass sichergestellt werden soll, dass immer die aktuellen und vollständigen Daten zusammen mit den Buchungen exportiert werden, auch wenn die Adressdaten im Auftrag individuell geändert wurden oder die Adresse nicht im Modul Adressen vorhanden ist.

Dabei werden bei wiederkehrenden Aufträgen von einem Kunden dessen Kundendaten immer wieder exportiert. Die Buchhaltungsprogramme sollten aber in der Lage sein, die Duplikate zu verarbeiten, da dass u.a. die einzige Möglichkeit ist, Adressänderungen automatisch in die Buchhaltung zu übergeben.

 

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mcn Commerce ist eine Warenwirtschaft für Apple Mac OS X und ein Warenwirtschaftssystem für Windows, außerdem ist eine iPad (iOS) Unterstützung enthalten. mcn Commerce enthält Software für den Handel, ein komplettes Kassen System / eine Kassensoftware, sowie eine Schnittstelle zu Shopware Online Shops bzw. eine Anbindung an Oxid und Gambio Online Shops. Unsere Warenwirtschaft kann wahlweise als ERP Programm lokal auf dem Apple Mac OS X bzw. Windows Rechner oder als ERP System für Netzwerk auf einem Cloud Server installiert werden.

Darüber hinaus bietet mcn Commerce Funktionen für die Fakturierung (Rechnung schreiben), ein integriertes Mahnwesen mit Offenen Posten, Lagerhaltung und Inventur, ein Modul für Bestellungen und Einkauf, ein Modul für Produktion, Stücklisten usw.

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